Documentazione

Documentazione, dalla parola latina documentatio, è l'atto e il risultato di documentare: provare qualcosa per mezzo di documenti o prove. Il termine si riferisce di solito all'insieme dei documenti che permettono l'accreditamento di qualcosa.

Per esempio: "Devo scoprire quale documentazione è necessaria per entrare negli Stati Uniti", "La polizia ha fatto irruzione nella sede della società per sequestrare la documentazione", "È vietato guidare senza la documentazione del veicolo".

La documentazione personale è composta da quei documenti che accreditano l'identità di un individuo: la carta d'identità nazionale, il passaporto, ecc. Questi documenti sono rilasciati da un'autorità statale e possono essere richiesti per eseguire varie procedure.

Una delle situazioni in cui abbiamo comunemente bisogno di parte della nostra documentazione avviene quando stiamo per viaggiare all'estero, cioè in un altro paese. In questo caso, la carta d'identità nazionale di solito non è valida, ma le autorità dei porti, degli aeroporti, delle stazioni ferroviarie e degli autobus richiedono la presentazione di un passaporto.

Prima di viaggiare in un paese straniero, è necessario verificare le condizioni, che possono essere diverse in ogni caso a seconda delle relazioni internazionali. È comune che gli immigrati non possano rimanere nella loro destinazione per più di qualche mese, di solito tre, e che il loro passaggio attraverso il paese abbia alcune restrizioni, come l'impossibilità di ottenere un lavoro se hanno un visto turistico. Sul suolo straniero, il passaporto è l'unico documento valido per provare la propria identità, e anche qui entrano in gioco certi requisiti.

Per esempio, alcuni paesi richiedono che i passaporti degli immigrati non siano più vecchi di una certa età, come sei mesi o meno. Ma la documentazione per soggiornare in un paese straniero non si esaurisce con il solo passaporto; a volte sono necessari alcuni certificati. Le persone che hanno la doppia cittadinanza, cioè la cittadinanza del paese in cui sono nati e un'altra, che permette loro di entrare e uscire dal secondo paese come se vi fossero nativi, dovrebbero informarsi sulla documentazione necessaria per regolarizzare la loro situazione prima e dopo il primo viaggio, e anche per trasferire la cittadinanza ai loro familiari più stretti.

I bambini di solito ricevono la cittadinanza direttamente e naturalmente, senza bisogno di alcuna formalità, ma per i coniugi la situazione può essere molto diversa, addirittura impossibile. I requisiti e le eccezioni, per non parlare della stampa fine e dei cambiamenti nel corso degli anni, rendono la questione della documentazione per i viaggi e, soprattutto, la residenza all'estero molto complessa. Tutte queste difficoltà cercano di sopraffare la maggior parte delle persone in modo che solo pochi, quelli che sono veramente disposti a sacrificarsi, superino la barriera.

Per guidare un'auto, d'altra parte, è obbligatorio avere una certa documentazione. In Argentina, per esempio, tutti i conducenti devono portare con sé la patente di guida, la carta di identificazione del veicolo (nota come cédula verde), la prova del pagamento dell'assicurazione e il rapporto di ispezione tecnica del veicolo (VTV). La polizia può richiedere questa documentazione sulla strada pubblica e applicare sanzioni a coloro che non la mostrano.

Le aziende, in generale, devono gestire e conservare la documentazione durante la loro attività. A seconda dei casi, la documentazione può consistere in fatture emesse, bilanci, affidavit e certificati rilasciati dalle autorità nel loro campo per operare.

La disciplina di raccolta e organizzazione dei documenti, infine, si chiama documentazione. Il suo scopo è quello di proteggere e facilitare l'archiviazione e l'accesso ai dati.