Assistente amministrativo

Il concetto di ausiliario, che deriva dalla parola latina auxiliāris, è usato per descrivere ciò che fornisce assistenza o qualche tipo di aiuto. Amministrativo, invece, si riferisce all'amministrazione (l'atto di organizzare o disporre le risorse per raggiungere un obiettivo).

La nozione di assistente amministrativo si riferisce a una posizione lavorativa che esiste nella maggior parte delle aziende. Il compito dell'assistente amministrativo è quello di svolgere varie attività legate all'amministrazione dell'azienda.

L'assistente amministrativo svolge il tipico lavoro d'ufficio: archiviazione di documenti, svolgimento di formalità, gestione dell'agenda, ecc. Di solito sono al servizio di un superiore, aiutandolo a svolgere i suoi compiti.

Il direttore di un'azienda, per esempio, può chiedere all'assistente amministrativo di raccogliere tutte le fatture degli acquisti fatti negli ultimi sei mesi per analizzare spese, garanzie in vigore e altri dati. L'assistente amministrativo, d'altra parte, può essere chiesto di comunicare con i clienti che hanno un debito con l'azienda per coordinare quando un esattore può venire a raccogliere il pagamento.

Un assistente amministrativo deve avere conoscenze del servizio clienti e fornitori, marketing, competenze commerciali, standard di qualità, protocollo, relazioni umane, documentazione e IT, tra gli altri argomenti. Più conoscenze ha l'assistente amministrativo, meglio sarà in grado di sviluppare il suo lavoro e più possibilità avrà di crescere nella struttura interna dell'organizzazione.

Anche se a volte questa posizione lavorativa non riceve molto rispetto dalla società, poiché non è ad un alto livello gerarchico, è necessario sottolineare che gli uffici non potrebbero funzionare correttamente ed efficientemente se non ci fossero gli assistenti amministrativi. L'ampio e variegato numero di compiti che svolgono quotidianamente deve essere considerato nel suo insieme per apprezzarne l'importanza.

La presenza dell'assistente amministrativo in un'azienda è talmente fondamentale che l'uso delle informazioni e il funzionamento dei sistemi amministrativi dipendono in larga misura dal suo lavoro. Ecco alcune delle loro funzioni più significative in dettaglio:

* supporto amministrativo: si tratta di fotocopiare documenti, archiviare, inviare messaggi in formato digitale, rispondere al telefono, gestire le forniture e registrare i messaggi in arrivo. Oltre a questi compiti specifici, non è raro che sostituiscano il personale del centralino e della reception quando questi sono assenti;

* gestione della corrispondenza: anche se negli ultimi decenni il volume della corrispondenza fisica è diminuito notevolmente a causa della massificazione di Internet, le aziende continuano a inviare e ricevere pacchi, e il lavoro dell'assistente amministrativo è fondamentale per garantire che tutto arrivi a destinazione;

* gestione dell'archivio: questo punto può portare a confusione, poiché nelle grandi aziende di solito c'è un posto specifico per la gestione dell'archivio. Tuttavia, quando il volume dei documenti non è così grande, l'assistente amministrativo può essere responsabile dello smistamento e dell'archiviazione per un uso successivo;

* controllo del personale: i compiti in questo settore includono la registrazione delle assenze, delle ore lavorate, del diritto alle ferie e dei reclami;

* trascrizione di testi: è frequente che si chieda di trasferire una bozza al computer o di trascrivere una registrazione;

* contabilità: come se tutto ciò non bastasse, alcuni assistenti amministrativi sono chiamati a svolgere compiti come la preparazione di fatture e il calcolo di stipendi, contributi previdenziali, detrazioni fiscali e costi di ordinazione.