Automazione d'ufficio

Office è un acronimo composto dai termini office e computer. Il concetto, quindi, si riferisce all'automazione delle comunicazioni e dei processi svolti in un ufficio.

L'office automation è resa possibile da una combinazione di hardware e software che permette di creare, manipolare, archiviare e trasmettere digitalmente il file di informazioni che è necessario in un ufficio per svolgere le attività quotidiane e raggiungere i propri obiettivi.

Per esempio: l'office automation permette a un impiegato di conservare i conti della sua azienda in un file digitale utilizzando chiavi di memoria che facilitano le operazioni. Questo file può essere memorizzato su un computer, timbrato o inviato via Internet.

La struttura di office automation consiste solo di computer e periferiche (come timbratori e scanner) che sono collegati a una rete locale e hanno anche una connessione al Web. Anche i telefoni e i fax fanno parte dell'office automation.

L'obiettivo dell'office automation, in breve, è l'automazione e l'ottimizzazione delle normali attività di un ufficio. Molte attività che in passato venivano svolte manualmente, come la scrittura di comunicazioni, sono ora più facili grazie alla tecnologia. L'automazione dell'ufficio fa risparmiare tempo e quindi aumenta la produttività degli uffici.

La compilazione di programmi informatici comunemente usati negli uffici è conosciuta come un ufficio. Queste suite in generale includono la scrittura di testi, il calendario e la gestione di presentazioni/slideshow.

Un elaboratore di testi è un programma che permette all'utente di scrivere quasi ogni tipo di documento, anche se il suo contenuto principale è statico. In generale, lo usiamo per la creazione di testi, sebbene sia anche possibile creare un foglio di calcolo o una tabella di valori. Tutto questo senza menzionare la possibilità di inserire grafici dinamici che analizzano determinati dati. Ma al di là delle possibilità, l'uso normale ruota intorno alla scrittura, che si tratti di storie, articoli di giornale o lavori di studenti.

Non c'è dubbio che il word processor sia uno degli strumenti di office automation più comuni, tanto che gran parte del lavoro di un ufficio include la creazione di vari documenti. Tuttavia, anche la finestra di calcolo è di grande importanza, poiché viene utilizzata per ordinare ed elaborare dati numerici di vario tipo, dalla percentuale ai dati monetari. Si usa per studiare i costi, i profitti, le prestazioni del personale, l'impatto di un nuovo progetto e così via.

Il data banking è correlato a tutti gli strumenti, tra gli altri, ed è una delle parti meno menzionate della business automation perché richiede più conoscenze tecniche per essere utilizzato. In breve, è un insieme di tabelle con diversi campi in cui vengono memorizzati dati come nomi, indici e valori "vero o falso" per indicare la disponibilità o altre proprietà. La sua utilità è incalcolabile, ed è presente in tutti i settori del business, sia su Internet che nelle aziende fisiche.

Il client di posta elettronica è uno strumento di automazione dell'ufficio, originariamente utilizzato soprattutto nelle aziende, ma che gradualmente ha trovato la sua strada nelle mani di tutti grazie ai telefoni cellulari. Non è altro che un programma che ci permette di centralizzare tutte le nostre caselle postali elettroniche e di gestirle con grande facilità. Una delle opzioni più utilizzate dai professionisti è la creazione di firme, soprattutto perché possono essere utilizzate in tutti gli account registrati senza doverle conservare in duplice copia.