Memorandum

Memorandum è una parola latina che significa "cosa da ricordare". Il concetto ha diverse definizioni e usi, come ammette la Reale Accademia Spagnola (RAE).

Un memorandum è, nel suo significato fondamentale, un rapporto che indica qualcosa che deve essere preso in considerazione per una certa questione o azione. Può anche essere un quaderno o un blocco per appunti in cui vengono annotate le cose che un individuo dovrebbe ricordare.

Nel mondo diplomatico, un memorandum è una comunicazione meno solenne di un promemoria e di una nota, che ricapitola fatti e ragioni che dovrebbero essere presi in considerazione nelle questioni più importanti. In generale, i memorandum diplomatici non sono firmati.

Infine, la RAE chiarisce anche che un memorandum può riferirsi a una nota inviata a mano a una persona all'interno della stessa istituzione o ufficio, o anche a un bollettino bancario.

Anche se la parola corretta è memorándum, oggi viene spesso cambiata in memorandum, una derivazione del plurale della parola originale (memoranda).

D'altra parte, il termine memorandum è spesso usato come sinonimo di oficio. È un documento o una comunicazione scritta di natura ufficiale o protocollare usata dalle autorità. La sua funzione è quella di relazionarsi con gli organi amministrativi superiori.

Un oficio di questo tipo è utilizzato per comunicare disposizioni, consultazioni, ordini e rapporti. Compie anche funzioni di invito, congratulazione, collaborazione e ringraziamento, tra le altre. L'oficio ha diverse parti già stipulate, come l'intestazione, la numerazione, l'oggetto, il riferimento e il corpo.

La prima parte del memorandum è l'intestazione, dove si deve scrivere "MEMORANDUM" per indicare dall'inizio il tipo di documento. Questo non è solo per iniziare la scrittura, ma anche per assicurarsi di aver scelto una larghezza adeguata per il bordo della pagina.

Questo titolo dovrebbe essere scritto in grassetto, utilizzando una dimensione del carattere uguale o maggiore del resto del testo, per farlo risaltare sufficientemente. In termini di allineamento, dovrebbe essere allineato sia a sinistra che al centro. Lasciando una riga in mezzo, si passa a menzionare il destinatario, che può anche essere multiplo (per esempio: "a tutti i dipendenti").

Data la natura formale del memorandum, è imperativo usare un linguaggio formale e rispettoso verso i destinatari, indipendentemente dal grado di vicinanza che il mittente ha con loro al di fuori dell'ambiente di lavoro. Per esempio, in alcune aziende, molti dei loro dirigenti hanno amicizie strette che hanno avuto origine prima ancora di lavorare insieme; ma quando si comunica all'interno dell'ufficio, è importante mantenere gli standard di formalità che tutti gli impiegati devono rispettare.

I seguenti possono essere più destinatari a cui vogliamo inviare una copia del memo, il nostro nome, la data completa, e l'oggetto. Quest'ultimo è molto importante, poiché dovrebbe dare al lettore un'idea concisa del contenuto del documento. Non si raccomanda di ridurlo a una sola parola, ma a una frase che riassuma correttamente l'idea: invece di "Leaks", "Plan to combat leaks". Si noti che il saluto può essere omesso, dato che non è una lettera.

Come per qualsiasi tipo di documento, è molto importante considerare chi lo leggerà. Se si tratta di un memo interno all'azienda, il tipo di destinatario dovrebbe essere valutato in base alla sua posizione e alle sue competenze: non usare un vocabolario tecnico che non può capire. Dovresti anche evitare parole o espressioni che potrebbero offendere la loro sensibilità, dati che potrebbero mettere a rischio l'azienda se divulgati, e accuse pubbliche contro un dipendente.