Conferenza stampa

Round, che deriva dal latino rota, è un concetto con diversi usi. In questo caso ci interessa evidenziare il suo significato di cerchio o di riunione di individui. Press, d'altra parte, può riferirsi al gruppo di giornalisti o alle pubblicazioni.

L'idea di una conferenza stampa si riferisce alla convocazione fatta da un ente o una personalità per riunire i giornalisti e comunicare loro alcune informazioni. Questo tipo di evento, noto anche come conferenza stampa, consiste nell'invitare i media in uno stesso spazio in modo che tutti abbiano accesso simultaneo a certe informazioni e possano poi riprodurle su giornali, riviste, programmi televisivi, trasmissioni radio o siti Internet.

Alcuni governi hanno l'abitudine di organizzare conferenze stampa in modo regolare e sistematizzato. Così, per esempio, un presidente può impegnarsi in una conferenza stampa ogni lunedì mattina alle 9 in una stanza della Government House. In generale, le conferenze stampa iniziano con alcune parole del protagonista, che annuncia ciò che vuole dire, seguite da una sessione di domande e risposte con i giornalisti.

Anche se la conferenza stampa è un meccanismo utile per comunicare informazioni alla società, i giornalisti non sempre hanno la possibilità di fare domande liberamente. Accade spesso che il protagonista scelga a quali giornalisti dare l'opportunità di partecipare, lasciando altri fuori. Ci sono persino conferenze stampa che non permettono di fare domande, trasformandole in monologhi.

L'immagine di una società o di un personaggio pubblico è della massima importanza, quindi qualsiasi attività che possa influire su di essa deve essere sostenuta da una ricerca previa che porti a un piano d'azione ben definito. Le conferenze stampa non fanno eccezione, ed è per questo che ci sono aziende specificamente dedicate ad offrire consigli su come realizzarle con successo. Ecco alcuni consigli utili:

* tenere una conferenza stampa solo nei casi in cui è considerata la migliore strategia per raggiungere i vostri obiettivi. Ci sono altri strumenti simili che possono essere più appropriati, come seminari, comunicati stampa, presentazioni aziendali e pranzi informativi;

* dovrebbe essere progettato come un canale per rispondere a domande specifiche del pubblico e per fornire loro informazioni che sono rilevanti per loro. Una conferenza stampa non dovrebbe mai essere tenuta al solo scopo di fornire un comunicato stampa, che sia di interesse per i giornalisti o meno, perché questo può essere visto come una perdita di tempo e avere un impatto negativo sulla credibilità dell'organizzatore;

* nel caso delle aziende, dovrebbero essere disposte a condividere con i presenti dati numerici specifici, così come notizie riguardanti i loro prodotti e servizi. Non è utile dichiarare semplicemente delle percentuali, perché questo può sollevare dei dubbi sulla situazione finanziaria;

* lasciamo che i dati parlino da soli. In altre parole, una conferenza stampa non è il luogo per dire "siamo il leader del mercato", ma per dare ai giornalisti alcune informazioni e dar loro la possibilità di analizzarle e trarre le proprie conclusioni;

* evitare in tutti i modi il vocabolario tecnico o difficile da capire per i non specialisti, così come i messaggi troppo lunghi. Se non è possibile sostituire un termine tecnico, allora il suo significato dovrebbe essere chiarito immediatamente;

* è importante accompagnare i dati con presentazioni grafiche in uno stile semplice e facile da leggere. Inoltre, si raccomanda di distribuire una copia fisica o digitale delle presentazioni alla fine dell'evento;

* forse il consiglio più importante di tutti è quello di scegliere il portavoce giusto.